Zarządzanie dokumentacją techniczną w systemie ERP
Efektywne zarządzanie dokumentacją techniczną zapewnia natychmiastowy dostęp do kompletnej dokumentacji i możliwość śledzenia statusu projektu, co wpływa na sprawną kontrolę nad budżetem i harmonogramem. Warto skorzystać z gotowego systemu, który ma szereg praktycznych rozwiązań ułatwiających zarządzanie różnymi typami plików. Przedstawiamy funkcje i praktyczne przykłady zastosowania systemu DMS od proALPHA, czyli producenta dedykowanego oprogramowania dla biznesu.
Bez względu na rodzaj realizowanej produkcji, jednostkowy czy wielkoseryjny, w całym procesie wytwarzania gromadzonych jest sporo dokumentów i plików elektronicznych stanowiących ogółem tak zwaną dokumentację techniczną. Dzięki funkcjonalności DMS (Document Management System) proALPHA ERP przechowuje w bazie danych dowolne pliki elektroniczne zorganizowane w przemyślanej i przygotowanej uprzednio strukturze folderów.
Narzędzie to śledzi zmiany, zapisując kolejne wersje plików, i kontroluje nadane użytkownikom prawa dostępu, tym samym w sprawny i kompletny sposób zarządza ogółem dokumentacji technicznej.
DMS w praktyce
Oto krótki przegląd rodzajów plików i ich umiejscowienia w procesach sprzedaży, projektowania i produkcji w kontekście praktycznego wykorzystania systemu proALPHA DMS.
Szczególnie w przypadku produkcji zleceniowej już na etapie przygotowywania oferty pojawia się liczna powierzona przez klienta dokumentacja ze specyfikacją produktu lub opisująca jego parametry techniczne. Są to najczęściej pliki pakietu MS Office, PDF, skany odręcznych szkiców lub pliki CAD.
W systemie proALPHA całość tej dokumentacji archiwizowana jest w powiązaniu z nagłówkiem nowo założonego projektu lub konkretnym etapem cząstkowym czy wręcz jego operacją. Dzięki integracji z programem pocztowym MS Outlook pojedynczy plik załącznika z dowolnego e-maila (wychodzącego lub przychodzącego) może zostać zarchiwizowany w odpowiednim miejscu, tj. najczęściej indywidualnym folderze klienta lub wybranego projektu w systemie DMS. Tym samym cała korespondencja mailowa, zawierająca szczegółowe uzgodnienia i doprecyzowanie założeń projektu, staje się łatwo i szybko dostępna wprost z systemu proALPHA ERP.
rys. 1 struktura folderów w systemie DMS
Dedykowane oprogramowanie do przygotowywania ofert
Przygotowanie ostatecznej oferty dla klienta może skutkować utworzeniem kolejnego pliku w folderze DMS projektu. Funkcja archiwizacji DMS „Cold” powoduje automatyczne utworzenie załącznika (np. w formacie PDF) z chwilą wydrukowania w systemie ERP dowolnego rodzaju dokumentu, jak na przykład finalnej wersji oferty.
Zanim jednak nasza oferta zostanie zaakceptowana, zazwyczaj pojawia się faza negocjacji handlowych, w której to kolejne wersje dokumentów przygotowywanych np. w formacie MS Word mogą zapisywać się w DMS, identyfikując modyfikującego je użytkownika oraz rejestrując kolejne daty zmian. Tym samy możliwym staje się szybkie odtworzenie pierwotnego dokumentu, jak i prześledzenie kolejnych jego wersji.
Również na wizycie handlowej łatwo wygenerować tzw. teczkę DMS zawierającą komplet dokumentów klienta czy danego projektu. Jeśli podczas spotkania pracujemy z klientem na wybranych dokumentach i je modyfikujemy, to logując się ponownie do systemu proALPHA, narzędzie DMS automatycznie sczyta i porówna zawartość teczki, tworząc w razie potrzeby kolejne wersje poszczególnych dokumentów.
rys. 2 wtyczka do systemu DMS z korespondencji MS Outlook
Integracja CAD I ERP ważna dla fazy projektowania
Kolejnym procesem, w którym pojawia się konieczność zarządzania dokumentacją techniczną, jest etap projektowania, kiedy to dział konstrukcyjny zaczyna tworzyć rysunki techniczne w środowisku CAD.
Bazowa funkcjonalność systemu proALPHA umożliwia prowadzenie rejestru wszystkich rysunków 2D i 3D w powiązaniu z bazą indeksów artykułów zakupowych i produkowanych. Dzięki programowi zarządzania rysunkami możliwe jest inicjowanie procesu tworzenia zmian konstrukcyjnych i śledzenie postępu realizacji zgodnie z przyjętym przebiegiem procedury WorkFlow. Kolejne rewizje rysunków otrzymują indeks i numer zmiany, rejestrowane są też daty ich utworzenia i obowiązywania.
Dodatkowo przy zastosowaniu modułu CA-link możliwe staje się importowanie list części w postaci wielopoziomowych struktur BOM. W rezultacie przeglądanie struktury produktu ukazuje powiązaną strukturę konstrukcyjną wraz z odpowiednimi numerami rysunków i modelami 3D.
Dokumentacja CAD może zostać wykorzystana również podczas właściwej realizacji zleceń produkcyjnych. Panele dotykowe umiejscowione przy stanowiskach pracy umożliwiają wyświetlenie rysunków bezpośrednio pracownikom produkcyjnym, ułatwiając im wykonanie zaplanowanych operacji, zgodnie z dokumentacją techniczną.
rys. 3 zarządzanie rysunkami technicznymi w PROALPHA ERP
Aplikacja dla biznesu zastępująca PDM i PLM
Dzięki tak zaawansowanemu poziomowi zarządzania dokumentacją techniczną na każdym etapie procesu ofertowania, projektowania, wytwarzania, sprzedaży, jak i późniejszego utrzymania wyrobu, system proALPHA może z powodzeniem zastąpić dedykowane oprogramowanie klasy PDM/PLM, przyczyniając się tym samym do redukcji kosztów utrzymania wielu różnorodnych środowisk informatycznych.
Dodatkowo system DMS umożliwia wykorzystanie technologii kodów kreskowych i automatycznych urządzeń skanujących. Dzięki temu szybko i sprawnie zorganizuje pracę kancelarii, zasilając automatycznie przygotowaną strukturę folderów pismami przychodzącymi i wychodzącymi, jakie codziennie pojawiają się w każdej organizacji.
source: proAlpha