Cyfrowa transformacja – zarządzanie dokumentacją
Większość dzisiejszych smartfonów może z powodzeniem zastąpić aparat fotograficzny, jeśli chodzi o jakość wykonywanych za ich pomocą zdjęć czy filmów. Dzięki temu, że telefon mamy praktycznie cały czas przy sobie, możemy nim wykonać zdjęcia w dowolnym miejscu i czasie. Funkcjonalność ta jest nie tylko użyteczna w zakresie promocji w mediach społecznościowych, ale również poprawia efektywność pracy w wielu kluczowych sektorach firmy, usprawniając zarządzanie dokumentacją i wspierając cyfrową transformację całej organizacji. W jaki sposób? O tym przeczytasz w artykule.
W jaki sposób zdjęcia usprawniają procesy w przedsiębiorstwach?
Prawie każdy z nas spotkał się z następującą sytuacją – gdy tylko podczas prezentacji wyświetlany jest ciekawy slajd, nagle pojawiają się licznie uniesione w górę dłonie ze smartfonami. Nic w tym dziwnego. W końcu jest to najprostszy i najszybszy sposób dokumentowania. Nawet podczas spotkań biznesowych zdjęcia flipchartów czy tablic coraz częściej zastępują sekretarkę. W praktyce okazuje się, że istnieje jednak jeszcze więcej obszarów, które korzystają z możliwości dokumentowania wydarzeń i procesów w postaci cyfrowej. Wśród nich znajdują się:
1. Logistyka: weryfikacja i dokumentowanie
Wyobraźmy sobie następującą sytuację – pracownik zauważa uszkodzenie opakowania przesyłki. Dzięki wyposażeniu go w urządzenie do mobilnego wprowadzania danych (MDE) wystarczy kilka sekund, aby udokumentował on powstałą wadę. Wraz z uszkodzonym opakowaniem może on również zaraportować zły stan towaru czy źle nadaną przesyłkę. Pozwala to na natychmiastowe zażądanie zwrotu lub wymiany wyrobów i przekierowanie sprawy do pracowników obsługi klienta.
Szybkie zrobienie zdjęcia jest pomocne także w sytuacji, gdy transfer przesyłki przebiega bezproblemowo. Jeśli bowiem potwierdzenie prawidłowej wysyłki zostanie udokumentowane na kwicie magazynowym, można je szybciej zaksięgować, co z kolei skraca czas całego cyklu.
2. Wysyłka: bezpieczeństwo procesu
Kiedy zamówienie jest przygotowywane do wysyłki, zdjęcie może udokumentować, że towar został całkowicie bezpiecznie załadowany. Jeśli następnie przesyłka dotrze do miejsca przeznaczenia niekompletna lub uszkodzona, łatwo będzie ustalić, że uszkodzenie nastąpiło podczas transportu. W ten sposób można zapobiec sporom związanym z odpowiedzialnością i w ciągu zaledwie kilku sekund zaoszczędzić firmom wielu kłopotów.
3. Produkcja: 80%, 90%, 100% i gotowe!
W produkcji zdjęcia i filmy wideo mają wiele zalet. Jeśli wybrane etapy produkcji są odpowiednio udokumentowane, zwiększa się przejrzystość oceny jakości i kompletności całego procesu. Ponadto, nagrania audiowizualne stanowią solidną podstawę do dalszej optymalizacji procesów. Jeśli produkcja została zakończona pomyślnie, szybkie wykonanie zdjęcia dokumentuje stan końcowy. Poza tym zdjęcia stanowią również dużą wartość dodaną w interakcji z klientami. Informują o stanie ich indywidualnych zamówień, a tym samym zwiększają oczekiwanie na wybrany przez nich produkt.
4. Zarządzanie projektem: udokumentowanie działań krok po kroku
W celu zapewnienia wysokiej jakości obsługi złożonych projektów – na przykład w zakresie inżynierii instalacji – zaleca się podzielenie ich na mniejsze etapy. Za pomocą zdjęć i filmów można łatwo rejestrować postęp i stan ich wykonania. Jest to przydatne na każdym etapie realizacji projektu i pozwala na lepsze zarządzanie całą dokumentacją.
5. Serwis: dobrze udokumentowany i nastawiony na potrzeby klientów
W sytuacji awarii dochodzi do konieczności wykonania niezbędnych napraw serwisowych. Aby zoptymalizować cały proces i dać pogląd sytuacji całemu zespołowi serwisowemu, każda z osób zaangażowana w naprawę może dokumentować wykonywane prace. W ten sposób każdy kolejny serwisant może zobaczyć na zdjęciach lub filmach, jaki zakres prac został wykonany i jakie efekty to przyniosło.
Transformacja cyfrowa we współczesnych przedsiębiorstwach
Choć zalet korzystania z plików cyfrowych jest wiele, to jednak trzeba pamiętać, że bez możliwości udostępnienia ich w szybki i prosty sposób pozostałym członkom zespołu, cała firma traci na efektywności procesów. Idealnym rozwiązaniem jest więc opcja przenoszenia wykonanych zdjęć i filmów bezpośrednio z urządzenia mobilnego do systemu zarządzania dokumentami (DMS) i łączenia ich z odpowiednim projektem. W ten sposób zarządzanie dokumentacją poszczególnych działów w firmie przebiega płynnie i bezproblemowo, zapewniając jednocześnie wysoki poziom obsługi klientów i wspierając cyfrową transformację całego przedsiębiorstwa.
source: proALPHA Polska