System ERP jako baza wiedzy o twojej firmie
Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) to coraz popularniejsze rozwiązania wśród firm, które chcą zoptymalizować swoje procesy biznesowe i poprawić wydajność prowadzonych działań. To kompleksowe oprogramowanie umożliwia zintegrowanie różnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa, takich jak produkcja, logistyka, finanse czy sprzedaż, co pozwala na lepsze zarządzanie zasobami firmy oraz szybsze podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Czy system ERP może służyć również jako baza wiedzy? Tego dowiesz się z dalszej lektury artykułu.
Jak system ERP wspiera funkcjonowanie firm?
System ERP codziennie agreguje wiele danych, które są gotowe do użycia dla wszystkich osób w firmie. Co ważne, zakres dostępu do nich może być z góry określony, co zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, przy jednoczesnym skróceniu czasu na obsługę wielu procesów. Kluczowe dane dostępne są bez względu na miejsce i czas, co stanowi dla firm solidną bazę wiedzy, która pomaga w podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych. Sprawdźmy na przykładach, jak system ERP wspiera codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw.
1. Usługi wsparcia
Dla firm, które oferują usługi ciągłego wsparcia, możliwość przechowywania podobnych przypadków w jednym miejscu jest niezbędna. W zależności od charakteru zapytania, produktu lub usługi, której dotyczy, można zastosować kategoryzację, a filtry pomogą łatwo znaleźć właściwy przypadek.
Przechowywanie tych informacji oznacza, że masz dostęp do poprzednich pytań i zalecanych rozwiązań, dzięki czemu nie musisz przechodzić przez cały proces rozwiązywania problemów od początku.
Dysponowanie katalogiem pomyślnie rozwiązanych przypadków wsparcia klienta zapewnia szybsze i skuteczniejsze rozwiązywanie kolejnych zgłoszeń. Dzięki możliwości połączenia w systemie ERP wszystkich działów każdy ma dostęp do tych samych informacji, co skraca czas potrzebny na kontakt z innymi członkami zespołu w celu zrozumienia lub rozwiązania problemu.
2. Informacje o produktach w systemie ERP
Systemy ERP pozwalają na łączenie danych o produktach od różnych dostawców i sprzedawców. Przechowują specyfikacje, rysunki, instrukcje, procedury bezpieczeństwa i inną dokumentację dotyczącą produktu, aby zapewnić łatwy dostęp.
Dzięki temu każdy może być na bieżąco z wszelkimi zmianami lub aktualizacjami, co eliminuje konieczność poszukiwania informacji przez pracowników, zwłaszcza jeśli projekt jest ograniczony czasowo lub wymaga przestrzegania rygorystycznych wytycznych dotyczących bezpieczeństwa.
W systemie ERP produkty powiązane można również łączyć, co ułatwia dostarczanie zamienników.
3. Szkolenia pracowników
W systemie ERP każdy pracownik może mieć przypisany do siebie projekt, w którym będzie przechowywał całą dokumentację szkoleniową – w tym materiały do późniejszego przejrzenia, oraz rejestrował godziny otwartych kursów. Ułatwia to zarządzanie ścieżką kariery i wspiera proces podnoszenia kompetencji.
4. Wewnętrzna baza wiedzy
Systemy ERP wykorzystywane są również często jako baza wiedzy, w której przechowywane mogą być ważne dane w formie notatek lub hiperłączy do odpowiednich stron lub informacji, a także protokoły ze spotkań zespołu.
Dzięki temu użytkownicy w jednym miejscu zyskują dostęp do ważnych danych, bez potrzeby kierowania zapytań do współpracowników o ich udostępnienie czy szukania w zasobach firmy.
Bez wątpienia nadmierne obciążenie informacjami jest realne – można się łatwo zagubić w gąszczu danych przesłanych przez komunikatory czy mailowo. Z tego względu posiadanie cennych danych w jednym miejscu, które można łatwo przeszukiwać, pozwala zaoszczędzić zarówno czas, jak i wysiłek oraz zapewnia spokój umysłu, pozytywnie wpływając na wydajność zespołów oraz całej firmy.
source: proALPHA Polska