Zamówienia publiczne. Wdrażanie automatyki i robotyki

Stałą tendencją w zamówieniach publicznych jest dokonywanie zakupów w oparciu o tryb przetargu nieograniczonego, w którym cały ciężar właściwego przygotowania dokumentacji postępowania spoczywa na zamawiającym. Mimo iż ustawodawca przewidział tryb umożliwiający większy udział wykonawców w procesie zakupowym, jak np. tryb dialogu konkurencyjnego czy partnerstwa innowacyjnego, zamawiający w większości przypadków korzy­stają z trybu przetargu nieograniczonego.

Wbrew oczekiwaniom rynku, tej tendencji nie zmieniła nowelizacja ustawy prawo zamówień publicznych (PZP), która weszła w życie 1 stycznia 2021 r. (zob. ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych; tj. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.). Jak wynika z danych Urzędu Zamówień Publicznych (do 31 maja 2021 r.) aż 87,45 % przetargów ogłoszonych od początku roku odbywało się w trybie przetargu nieograniczonego, zaś dialog konkurencyjny stanowił zaledwie 0,02 %. Postępowania w trybie partnerstwa innowacyjnego nie przeprowadzono ani jednego.

Problem w sprecyzowaniu przedmiotu zamówienia

Biorąc pod uwagę fakt, że większość zamówień odbywa się w trybie przetargu nieograniczonego, to na zamawiającym spoczywa ciężar właściwego opisu przedmiotu zamówienia. O ile w przypadku zamówień na zakup np. papieru do drukarki, opis przedmiotu zamówienia z reguły nie stanowi problemu dla osób zajmujących się zakupami w jednostce publicznej, o tyle przygotowanie zamówienia na wdrożenie automatyki lub robotyki stanowi niemałe wyzwanie.

Podstawowym problemem, z jakim zmagają się zamawiający jest przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia, który będzie precyzyjny i jednocześnie zrozumiały dla wykonawców, a także będzie odzwierciedlał potrzeby zamawiającego. W praktyce zdarza się, że zamawiający wiedzą, jaki efekt chcieliby osiągnąć, jednak brak im odpowiedniej wiedzy i doświadczenia, aby opisać dane zamówienie. W zamówieniach mających na celu wdrażanie automatyki i robotyki przeszkodą może być także fakt, że zamówienia te często dotyczą rozwiązań działających w oparciu o autorskie narzędzia. Zamawiający zaś musi opisać przedmiot zamówienia przez opis konkurencyjny, który nie zawiera nazw własnych ani nie podaje właściwości sugerujących konkretnego producenta. Bez wsparcia ze strony osób mających szczegółową wiedzę techniczną takie zadanie może okazać się niewykonalne dla przeciętnego zamawiającego.

Warunki udziału i kryteria wyboru ofert

Kolejnym problemem, z jakim spotykają się zamawiający, jest konieczność wskazania odpowiednich warunków, w szczególności w zakresie wiedzy i doświadczenia, jakie powinien spełniać wykonawca. Warunki te mają być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia, a jednocześnie muszą pogrupować wykonawców mających niewystarczające – z punktu widzenia zamawiającego – kompetencje.

Gdy zamawiającemu uda się odpowiednio opisać przedmiot zamówienia oraz warunki udziału w postępowaniu, powinien określić odpowiednie kryteria oceny ofert, które pozwolą mu wybrać odpowiedniego wykonawcę. Kryteria oceny ofert powinny odzwierciedlać potrzeby zamawiającego, a więc nie odnosić się jedynie do ceny, terminu realizacji czy harmonogramu płatności. Zamawiający powinien z kolei wziąć pod uwagę m.in. warunki gwarancji czy potencjalnego serwisu.

Wstępne konsultacje rynkowe

Remedium na potrzeby zamawiającego mogą okazać się wstępne konsultacje rynkowe. W obowiązującej od 1 stycznia 2021 r. ustawie PZP ustawodawca wskazał, że zamawiający, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, będzie mógł przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe w celu przygotowania postępowania i poinformowania wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia.

Prowadząc konsultacje rynkowe, zamawiający będzie mógł korzystać z doradztwa wszelkich podmiotów, pod warunkiem, że nie spowoduje to naruszenia zasad zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości. Celem wstępnych konsultacji rynkowych jest uzyskanie wiedzy w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy.

Co istotne dla wykonawców, podmioty, z którymi zamawiający prowadził wstępne konsultacje rynkowe będą ubiegać się o udzielenie zamówienia. Wykonawcy nie powinni zatem obawiać się udziału we wstępnych konsultacjach rynkowych. Co więcej, należy je traktować jako możliwość wsparcia zamawiającego, która w przyszłości może zaowocować korzystnym kontraktem.

Aktywny udział zamawiających

Przy przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie powinni polegać jedynie na wiedzy i doświadczeniu wykonawców. Dobrą praktyką jest powoływanie przez zamawiających ekspertów. Ich zadaniem jest pomoc w odpowiednim opisaniu przedmiotu zamówienia, co będzie przekładać się również na warunki udziału w postępowaniu i kryteria oceny ofert. Konieczne wydaje się również skorzystanie z wiedzy ekspertów, którzy pomogą zamawiającemu przygotować odpowiedni projekt umowy.

W przypadku zamówień związanych z wdrażaniem automatyki i robotyki nie może być mowy o szablonowych umowach. Kluczowe znaczenie ma odpowiednie – tj. dostosowane do potrzeb zamawiającego, a jednocześnie rynkowe – opisanie istotnych elementów umowy, jak np. zasad odpowiedzialności, momentu przejścia prawa własności na zamawiającego, zabezpieczenia finansowego, kwestii praw własności intelektualnej, a w końcu praw zamawiającego do ingerencji w system.

Kinga Rochalska

Specjalizuje się w sprawach związanych z wyceną nieruchomości oraz realizacją procesu budowlanego. Doradza w sprawach z zakresu prawa zamówień publicznych. Uczestniczy w projektach procesu budowlanego od fazy koncepcji do realizacji. Zajmuje się także prowadzeniem postępowań sądowych związanych z zasiedzeniem, wadami obiektów budowlanych oraz nabywaniem praw do nieruchomości. Ma doświadczenie w sprawach dotyczących najmu powierzchni użytkowych oraz prawa użytkowania wieczystego, w szczególności przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności. W ramach praktyki zamówień publicznych świadczy kompleksową obsługę prawną, której celem jest sprawne uzyskiwanie i udzielanie zamówień publicznych. Członek Stowarzyszenia Prawa Zamówień Publicznych.

source: Automatyka 7-8/2021