Robotyzacja i automatyzacja w świetle przepisów prawa pracy

Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów (RPA – Robotic Process Automation), która rewolucjonizuje rynek pracy, to nic innego jak naśladowanie ludzkich działań w celu wykonania sekwencji kroków prowadzących do konkretnego działania bez ingerencji człowieka.

RPA nie ma na celu zastąpienia ludzkiej pracy przez roboty, ale przez odpowiednio zaprojektowane do tego oprogramowanie, które pozwoli na skonfigurowanie i automatyzację istniejących procedur oraz zadań operacyjnych, a tym samym zautomatyzowanie całych operacji biznesowych. Jako pierwsze zaczęły wdrażać RPA międzynarodowe korporacje, stosujące rozbudowane procedury operacyjne, w których istniał duży nacisk udziałowców na redukcję zatrudnienia.

Efekt wdrożenia RPA to jednak nie tylko redukcja zatrudnienia, ale również gwarancja otrzymania precyzyjnych, rzetelnych i dokładnych wyników, zapewniających wysoką efektywność i mających zastosowanie w różnych obszarach – działach obsługi klienta, księgowości, finansach, zarządzaniu łańcuchami dostaw, zarządzaniu zasobami ludzkimi lub ochronie zdrowia, gdzie istnieje nacisk na poprawę jakości i szybkości działania oraz satysfakcji klienta ze świadczonych usług.

Rekrutacja przez roboty

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w rekrutacji to już od dawna nie film science fiction, a otaczająca nas rzeczywistość. Rekrutacyjny chatbot nie tylko zada kandydatowi pytania sprawdzające jego kompetencje, umiejętności, doświadczenia i oczekiwania, ale również – na bazie zautomatyzowanego przetwarzania danych – stworzy jego profil, obejmujący m.in. prognozę efektów jego pracy lub zachowań i ułatwi działowi rekrutacji podjęcie decyzji o zaproszeniu lub niezaproszeniu kandydata na spotkanie.

Zastosowanie sztucznej inteligencji w procesie rekrutacji wymaga dużej ostrożności, niezbędnej w celu uniknięcia ewentualnych konsekwencji prawnych związanych m.in. z dyskryminacją lub naruszeniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa. Dotyczy to m.in. decyzji podejmowanych w ramach zautomatyzowanych rekrutacji. Aby zapewnić legalność takiego procesu, wymagane jest udzielenie zgody przez kandydata. Dodatkowo na każdym etapie takiego automatycznego przetwarzania danych osoba fizyczna powinna mieć prawo do odwołania się do „ludzkiej instancji” (art. 22 RODO).

W praktyce przepisy te oznaczają, że w razie wykorzystania w procesie rekrutacji chatbota, który nie tylko porządkuje informacje o kandydatach, lecz także może dokonywać ich selekcji, podmiot rekrutujący powinien jednocześnie zapewnić kandydatowi możliwość wysłania CV do rozpatrzenia przez człowieka – zarówno na początku rekrutacji, jak i w ramach „reklamacji” (w przypadku odrzucenia jego kandydatury przez algorytm). Co równie istotne, kandydat na początku powinien zostać poinformowany o wykorzystywaniu chatbota (lub o innej formie profilowania jego danych), a także o danych i procesach, które w ramach określonego procesu są wykorzystywane.

Podczas rekrutacji przeprowadzanej przez robota obowiązują takie same zasady, jak przy tradycyjnym procesie naboru. Zakazane są pytania dotyczące sfery osobistej kandydata, takie jak pytania o poglądy polityczne, stan zdrowia, orientację seksualną czy dotyczące organizacji opieki nad członkami rodziny i ciąży. Brak odpowiedniego „skonfigurowania” robota może więc grozić pracodawcy sankcją w postaci odszkodowania za nierówne traktowanie w przypadku wystąpienia kandydata z powództwem do sądu.

Automatyzacja procesów

Zmiany technologicznie zaczynają mieć ogromny wpływ na jakość naszej pracy, komunikację ze współpracownikami i klientami oraz miejsce jej świadczenia. Narzędzia RPA umożliwiły wprowadzenie modyfikacji w zakresie funkcjonowania oraz zatrudnienia w działach obsługi klientów przez wprowadzenie chatbotów (używanych do obsługi mniej złożonych zapytań klientów). Coraz trudniej, zwłaszcza w przypadku dużych organizacji, wyobrazić sobie pracę bez narzędzi RPA w transakcjach przetwarzania, pobierania informacji z innych systemów cyfrowych, wprowadzania danych do systemów CRM (Customer Relationship Management), służących do zarządzania relacjami z aktualnymi lub potencjalnymi klientami wewnętrznymi albo zewnętrznymi. Jednak cały czas poza zakresem RPA pozostaje operacyjny obszar zatrudniania pracownika, zmiany jego warunków pracy, a także zakończenia zatrudnienia. Winą za ten stan można obarczyć ustawodawcę, który konsekwentnie od lat 70. ubiegłego wieku wskazuje formę pisemną jako wymaganą w celu zawarcia umowy o pracę oraz jej rozwiązania. Wprawdzie wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę w formie innej niż pisemna, np. przy użyciu rozwiązań technologicznych umożliwiających porozumiewanie się na odległość, będzie skuteczne, ale z uwagi na brak wymaganej formy – wadliwe. W takim przypadku pracownik skutecznie będzie mógł dochodzić swoich praw przed sądem pracy, żądając przywrócenia do pracy lub stosownego odszkodowania.

Przy obecnym stanie prawnym jedyną szansą na informatyzację tego obszaru jest stosowanie zarówno przez pracodawców, jak i przez pracowników formy elektronicznej z elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Zgodnie z art. 781 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej i opatrzonej własnoręcznym podpisem złożonym pod treścią oświadczenia woli. Jednak podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, nie jest ani narzędziem tanim, ani „przyjaznym”, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw zatrudniających kilka tysięcy pracowników. Można więc przypuszczać, że niewiele zmieni się w tym obszarze, dopóki odpowiednie zmiany w zakresie formy składanych przez pracowników i pracodawców oświadczeń nie zostaną wprowadzone do Kodeksu pracy.

Doświadczenie pokazuje, że archaiczne przepisy Kodeksu pracy nie nadążają za zmieniającą się dynamicznie rzeczywistością. Przekonaliśmy się o tym w ubiegłym roku, gdy wybuch pandemii COVID-19 wymusił zalegalizowanie pracy zdalnej, świadczonej na odległość, nieuregulowanej do marca 2020 r. Dzięki wprowadzonym zmianom, technologii dostarczającej rozwiązania informatyczne umożliwiające kontakt głosowy i wizualny z pracownikiem lub klientem po drugiej stronie ekranu komputera oraz technologii wspierającej automatyzację i robotyzację procesów możliwe stało się świadczenie pracy z każdego, nawet najbardziej odległego miejsca na Ziemi.

Automatyzacja a przyszłość zatrudnienia

Wdrożenie RPA niewątpliwie jest rozwiązaniem znacznie poprawiającym wydajność pracy. Precyzyjność, brak zmęczenia oraz wykonywanie zadań w kilkukrotnie krótszym czasie rodzi pytanie o przyszłość zatrudnienia. Statystyki i analizy dokonywane przez globalne instytucje nie nastrajają optymistycznie: według prognozy PwC do 2035 r. 30 % monotonnych i powtarzalnych prac może zostać zautomatyzowanych, globalny Instytut McKinsey ostrzega, że do 2030 r. grozi nam utrata 375 mln miejsc pracy na całym świecie, a Instytut Brookingsa szacuje, że 36 mln pracowników straci swoją pracę z powodu sztucznej inteligencji.

Skutkami wdrożenia RPA, jakich można się spodziewać, będzie konieczność przekwalifikowania pracowników, których praca zostanie zastąpiona przez roboty, do pełnienia innych ról lub zadań w organizacji albo rozstanie się z tymi, których ten proces nie obejmie. Pracodawcy, którzy zdecydują się na wdrożenie systemu szkoleń w celu umożliwienia pracownikom dostosowania się do nowej rzeczywistości będą musieli bardzo precyzyjnie zaplanować cały proces. Powiązanie procedury szkoleniowej z dostępem do niej pracowników mających określone cechy, np. dotyczące ich płci, wieku czy pełnosprawności, może narazić pracodawcę na słuszny zarzut dyskryminacji, podniesiony przez tę część załogi, która nie będzie mogła skorzystać ze stworzonej możliwości przekwalifikowania się.

Najbardziej narażone na widmo utraty pracy są osoby z niższym wykształceniem, wykonujące zadania rutynowe lub powtarzalne. Zgodnie z analizą przeprowadzoną przez PwC do 2030 r. aż 40 % pracowników z niskim wykształceniem zostanie zwolnionych z pracy, w porównaniu z 10 % pracowników z wysokim poziomem wykształcenia. Przewiduje się, że pracownicy z wyższym wykształceniem łatwiej dostosują się do zmian technologicznych, co pozwoli większej liczbie z nich pozostać na tym samym stanowisku pracy. Lepiej wykształcone osoby są często zaangażowane w pełnienie ról kierowniczych, w których istotny nadal będzie ludzki osąd i nadzór, trudno zastępowalny sztuczną inteligencją. Wydaje się również pewne, że sztuczna inteligencja nie zastąpi pracowników z umiejętnościami miękkimi, związanymi z inteligencją emocjonalną, które umożliwiają m.in. skuteczną komunikację, prowadzenie negocjacji czy zarządzanie relacjami z wewnętrznymi i zewnętrznymi klientami. Niestety, tych, których dotkną zwolnienia z powodu wdrożonego RPA, nie obroni wieloletni staż oraz świadczenie pracy na podstawie umowy o pracę, zawartej na czas nieokreślony. Likwidacja stanowiska pracy z powodu automatyzacji procesów będzie wystarczającym uzasadnieniem, gwarantującym skuteczność rozwiązania stosunku pracy przez pracodawcę.

RPA niewątpliwie wpłynie na redukcję zatrudnienia przez zautomatyzowanie większości procesów i zastąpienie pracy ludzi sztuczną inteligencją, ale nie oznacza to zmniejszenia potrzeb pracodawców w zakresie prowadzenia rekrutacji dla wyspecjalizowanych ekspertów. W czasach coraz większej informatyzacji zwiększy się zapotrzebowanie na pracowników mających umiejętności z zakresu nauk ścisłych, technologii, inżynierii i matematyki, niezbędnych z punktu widzenia programowania lub projektowania technologicznego. Światowe Forum Ekonomiczne przewiduje, że robotyzacja i automatyzacja będą miały wpływ na stworzenie 58 mln nowych miejsc pracy.

Mimo wielu obaw dotyczących czwartej rewolucji przemysłowej związanej z wdrożeniem automatyzacji i robotyzacji, wiele wskazuje na to, że może być ona neutralna dla rynku pracy dzięki dopasowaniu kompetencji pracowników do nowych potrzeb pracodawców oraz wykreowaniu nowych zawodów i miejsc pracy. Przyczyni się ona także do wzrostu wydajności świadczonej pracy, a tym samym zwiększenia zadowolenia pracowników oraz większych zysków dla ich pracodawców.

Aby cały proces transformacji mógł przebiec bez trudności, przedsiębiorcy powinni nie tylko zadbać o stosowny budżet na odprawy dla pracowników, z którymi będą chcieli zakończyć współpracę. Pracodawcy będą również musieli wykazać się dużym rozsądkiem i przezornością w wyborze osób, w których szkolenia będą inwestować oraz tych, których obejmą indywidualne lub grupowe zwolnienia, aby uniknąć ryzyka ewentualnych sporów sądowych, których podstawą może być zarzut nierównego traktowania.

Wydaje się pewne, że zwiększone wykorzystanie robotyki i sztucznej inteligencji w miejscu pracy, a także wynikające z tego konsekwencje wymuszą na ustawodawcach opracowanie odpowiednich przepisów rozwiązujących problemy prawne związane z technologią lub przepisów dotyczących robotów. Wśród nich powinny się znaleźć regulacje dotyczące odpowiedzialności za działania robotów, licencji wymaganych do obsługi nowej technologii, ochrony miejsc pracy czy kosztów przekwalifikowania pracowników, których miejsca pracy zostaną „przejęte” przez technologię.

Anna Stykowska-Sikora

Specjalizuje się w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Doradza menedżerom i pracodawcom m.in. w zakresie regulaminów pracy i wynagradzania, procedur antymobbingowych, antydyskryminacyjnych i dyscyplinarnych, umów o pracę, zwolnień, negocjacji kontraktowych przy zatrudnieniu lub zwolnieniu pracownika, problemów związanych z zatrudnieniem, które powstają w przypadku transakcji korporacyjnych, reorganizacji czy outsourcingu. Jej praktyka obejmuje także prawo cywilne i rodzinne. Ma kilkunastoletnie doświadczenie w reprezentowaniu klientów w sporach sądowych. Ukończyła Wydział Prawa i Administracji oraz podyplomowy kurs w zakresie prawa podatkowego na Uniwersytecie Warszawskim.

Katarzyna Michalik

Zajmuje się sprawami z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. W obszarze jej praktyki jest także legalizacja pobytu i zatrudniania cudzoziemców oraz zagadnienia prawne związane z epidemią COVID-19. Aplikantka radcowska, absolwentka studiów podyplomowych z zakresu HR: „HR Biznes Partner” w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie, „Kadry i płace w prawie i praktyce” oraz „Zarządzanie zasobami personalnymi dla menedżerów personalnych” na Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Menedżer HR z wieloletnim doświadczeniem kadrowym, projektowym i zarządzania ludźmi, zdobytym w międzynarodowych korporacjach. Angażuje się w akcje społeczne wyrównujące szanse oraz wspierające osoby w trudnych momentach życiowych.

source: Automatyka 1-2/2021