Jak zaangażować pracowników w projekt wdrożenia systemu ERP?
Wdrożenie systemu ERP to nie tylko udostępnienie firmom zasobów usprawniających ich codzienną pracę. To także takie pokierowanie procesem, aby finalnie ludzie pracujący w danej organizacji czy przedsiębiorstwie poczuli, że posiadają w rękach narzędzie, które faktycznie jest zbieżne z ich potrzebami w kontekście wykonywanych obowiązków oraz wskazywanych przed wdrożeniem problemów. Niestety niejednokrotnie „czynnik ludzki” jest pomijany w implementacji oprogramowania ERP. Jak zatem zmotywować pracowników do aktywnego uczestniczenia w procesie wdrożenia systemu ERP? Podpowiadamy!
Określenie roli pracowników we wdrożeniu systemu ERP
W zależności od złożoności i wielkości firmy warto zatrudnić jednego lub kilku managerów w pełnym wymiarze czasu pracy, dedykowanych wyłącznie tej inicjatywie. Osoby te będą wykonywały różne obowiązki i udzielały wskazówek oraz informacji zwrotnych, które pomogą sprawić, że zespół roboczy poczuje się doceniony.
Trzeba przy tym pamiętać, że sukces wdrożenia systemu ERP zależy od zróżnicowanych opinii i wiedzy zespołu, a pozwolenie na przywództwo osób nieposiadających odpowiednich kompetencji, które jedynie swoją postawą powodują dezorganizację, może negatywnie wpłynąć na pracę pozostałych.
Wsparciem dla pracowników, szczególnie w zakresie konfiguracji i dostosowywanie oprogramowania ERP jest natomiast niezależny konsultant ERP. Posiada on wiedzę, której często brakuje pracownikom po stronie firmy wdrażającej oprogramowanie ERP. Połączenie tych zasobów przynosi więc najlepsze efekty.
To, co istotne, to także jasne definiowanie oczekiwań i obowiązków pracowników oddelegowanych do prac nad wdrożeniem systemu ERP. Wszelkie niejasności mogą stać się bowiem przyczyną frustracji, niepotrzebnych nerwów, a w skrajnych sytuacjach demotywować ludzi i zachęcać do zmiany pracy.
Mapowanie procesów z pomocą pracowników
Podczas wdrażania oprogramowania ERP warto także angażować pracowników w proces mapowania procesów. Jednym z obszarów, do których pracownicy mogą wnieść wartość dodaną, jest omawianie i wyjaśnianie bieżących zasad funkcjonowania firmy. Tak zorganizowane sesje mapowania procesów pozwalają na wyłapywanie zarówno pomysłów, jak i problemów.
Nie do pomyślenia jest przecież wdrożenie nowego systemu ERP i niewprowadzenie znaczących zmian w procesach. To one stanowią kluczową rolę w usprawnianiu funkcjonowania przedsiębiorstwa i podnoszeniu efektywności.
Warto więc zapytać pracowników o zdanie, dowiedzieć się, z czym mają problemy w wykonywaniu codziennych obowiązków, aby móc wprowadzić z pomocą systemu ERP ulepszenia. Należy pamiętać, że otwarta komunikacja w trakcie całej inicjatywy przyniesie korzyści wszystkim. Pracownicy często wierzą bardziej innym osobom z zespołu niż w komunikaty kierownictwa. Jeśli pracownicy nie otrzymają wizji tego, jak będzie wyglądał przyszły stan firmy, niektóre zmiany w procesach nie będą miały dla nich żadnego sensu.
Przykład idzie z góry – postawy kierowników podczas wdrażania systemów ERP
Chcąc zaangażować pracowników w proces wdrożenia oprogramowania ERP, trzeba pamiętać, że tak naprawdę każdy jest interesariuszem w tym projekcie. Z tego względu pracownicy zwracać mogą uwagę na postawę osób ze szczebla kierowniczego i ich nastawienie wobec innowacji.
Zdarza się, że kierownicy, choć „wspierają” projekt, często delegują wszystkie, jeśli nie większość decyzji. Bywa, że stają się mniej dostępni lub „rozmowy na korytarzu” zaczynają zastępować rzeczywiste spotkania. Może to wpłynąć na morale pozostałych pracowników, ich zaufanie i sprawić, że członkowie zespołu zakwestionują swoje role i znaczenie całego przedsięwzięcia.
Takich sytuacji należy więc bezwzględnie unikać, aby zaangażowanie pracowników podczas wdrożenia ERP cały czas plasowało się na odpowiednim poziomie i sprzyjało realizacji projektu z powodzeniem.
source: proALPHA Polska
Keywords
automatyka, erp, oprogramowanie, proALPHA, wdrożenie systemu ERP