Wybór systemu ERP – na co zwrócić uwagę?

Wybór systemu ERP – od czego zacząć?

Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) są podstawą bytu nowoczesnych firm. Zwinność, jaką zapewnia nowoczesny system ERP wspierany przez dopracowane procesy biznesowe, może pomóc każdej firmie konkurować w dzisiejszym środowisku biznesowym. Jak przygotować się do wyboru systemu ERP? Przede wszystkim warto zadać sobie kilka kluczowych pytań:

• jakich nowych możliwości potrzebuje i oczekuje Twoja firma?
• jakie problemy chcesz rozwiązać z pomocą systemu ERP?
• jak mają wyglądać podstawowe procesy w organizacji?
• jak nowe narzędzia mogą umożliwić cyfrową transformację Twojego przedsiębiorstwa?

5 wskazówek dotyczących wyboru systemu ERP

Wdrożenie lub migracja ERP może być zniechęcającą perspektywą, szczególnie dla organizacji z przestarzałymi procesami biznesowymi dostosowanymi do ograniczonej funkcjonalności. Poniższe wskazówki mogą jednak pomóc Ci wybrać odpowiedniego dostawcę ERP i wdrożyć nowy system przy minimalnym wysiłku i maksymalnym sukcesie.

1.   Oszacuj budżet

Na wstępie ustal budżet dotyczący wdrożenia systemu ERP i całkowitego kosztu posiadania (TCO), a następnie zweryfikuj swoje możliwości z ofertami dostawców. Trzeba przy tym pamiętać, że wycena usługi wdrożenia systemu ERP zwykle obejmuje oprogramowanie, wsparcie w pierwszym roku i doradztwo w zakresie wdrożenia. Całkowity koszt posiadania ma jednak zdecydowanie szerszy zakres. W jego skład wchodzą dodatkowo koszty licencji na użytkownika, szkolenia, utrzymanie oprogramowania ERP, dostosowanie do bieżących potrzeb czy aktualizacje. Należy więc precyzyjnie oszacować własne możliwości finansowe i dopytać o zakres realizowanych usług dostawcę systemu ERP. 

2.   Zweryfikuj doświadczenie branżowe dostawcy ERP

Wybierając system ERP, trzeba mieć świadomość, że dany dostawca oprogramowania może posiadać doświadczenie w branży, ale może nie mieć gruntownej wiedzy na temat unikalnych potrzeb Twojego biznesu. Przed podjęciem decyzji warto więc zweryfikować, czy oferowany przez sprzedawcę zestaw funkcjonalności ERP jest stosowany przez firmy takie jak Twoja. Poświęć czas, aby ocenić konkretne cechy i funkcje oprogramowania, aby zobaczyć, jak dopasowują się one do aktualnych i przewidywanych wyzwań w branży.

3.   Dostosuj wybór systemu ERP do posiadanej infrastruktury IT

Należy wiedzieć, że oprogramowanie ERP musi być odpowiednio dostosowane do posiadanej infrastruktury IT w Twojej organizacji. Dział informatyczny powinien więc odgrywać zasadniczą rolę w definiowaniu wymagań wobec systemu ERP oraz weryfikowaniu zasobów do utrzymania, integracji i aktualizacji oprogramowania, jak również być w stanie zapewnić niezbędną infrastrukturę, serwery, bazy danych i bezpieczeństwo.

4.   Porównaj oferty dostawców systemów ERP 

Często zdarza się, że dostawcy ERP oferują złożone rozwiązania, o wielu funkcjonalnościach, których możliwości są na tyle uniwersalne, by móc rozwiązywać problemy firm z różnych branż. Warto więc przed wyborem oprogramowania ERP dokładnie weryfikować rzetelność świadczonych przez danego sprzedawcę usług oraz zakres dopasowania funkcji systemu ERP do faktycznych potrzeb Twojego biznesu. Może się okazać, że oprogramowanie dedykowane dla Twojej branży będzie lepszym rozwiązaniem, niż korzystanie z rozbudowanego systemu. 

5.   Zweryfikuj opinie innych

Aby uzyskać jak najlepszy obraz tego, jak wdrożenie systemu ERP pomoże Twojej firmie w usprawnianiu codziennej pracy i wykonywaniu procesów, można poprosić dostawcę o referencje. Warto odnieść się do doświadczeń przedsiębiorców, którzy przez co najmniej rok korzystają już z oprogramowania ERP, działają w tej samej branży, mają podobne wymagania co do funkcjonalności systemu ERP, a ich firma jest mniej więcej tej samej wielkości. Opinie realnych użytkowników dają dogłębny pogląd na to, jak dane rozwiązanie sprawdza się w praktyce.

Stosując powyższe najlepsze praktyki, Twoja firma będzie mogła lepiej zrozumieć mocne i słabe strony potencjalnych dostawców ERP. Ponadto łatwiej będzie zawęzić listę sprzedawców i wybrać system ERP, który zapewni większą wydajność, lepszą przejrzystość procesów i przewagę konkurencyjną.

https://erp-dla-produkcji.pl/

źródło: proALPHA Polska