Zawieranie umów na odległość

Polskie prawo gwarantuje możliwość zawierania umów w różnych formach, w tym dokumentowej, pisemnej, pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, pisemnej z datą pewną czy aktu notarialnego. Doświadczenie pokazuje, że przedsiębiorcy dążą do tego, by zawieranie umów było procesem jak najprostszym, dlatego często decydują się np. na przesłanie sobie nawzajem skanów odręcznie podpisanych umów.

W takim przypadku kontrakt zawierany jest w tzw. formie dokumentowej. Do zachowania tej formy wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Oprócz wspomnianej już wcześniej wymiany podpisanych skanów dokumentów, popularnymi formami zawierania umów w formie dokumentowej jest wymiana e-maili lub wiadomości SMS, podpisanie dokumentu podpisem zaufanym dostępnym za pośrednictwem platformy ePUAP czy skorzystanie ze specjalnie przygotowanych formularzy na stronach WWW dostawców określonych usług.

Rozwiązaniami umożliwiającymi podpisywanie umów w tej formie mogą być również takie narzędzia technologiczne, jak smart contracts oraz technologia blockchain. W doktrynie prawniczej postuluje się, że mogą one spełniać formę dokumentową. W odniesieniu do blockchain możliwe jest np. zidentyfikowanie pojedynczej transakcji, która może być uznana za dokument1.

Forma dokumentowa – nie w każdym przypadku

W niektórych przypadkach zawarcie umowy w formie dokumentowej nie jest wystarczające dla jej ważności. Najbardziej oczywistym przykładem są umowy wymagające formy aktu notarialnego (m.in. umowa sprzedaży nieruchomości). Kolejnym przykładem będą umowy dotyczące różnych przedmiotów praw własności intelektualnej, np.:

1. umowa przeniesienia autorskich praw majątkowych (lub udzielenie licencji wyłącznej),

2. umowa przeniesienia prawa do patentu na wynalazek,

3. umowa przeniesienia prawa ochronnego na wzór użytkowy,

4. umowa przeniesienia prawa z rejestracji wzoru przemysłowego.

Takie umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że jej niedochowanie spowoduje nieważność umowy, a w konsekwencji brak uzyskania określonego prawa.

Czasem jednak zdarza się tak, że przepisy mogą nakładać na nas obowiązek zachowania szczególnej formy, jednak bez wzmianki o tym, że wymagane jest jej zachowanie „pod rygorem nieważności” (ten dopisek jest wskazówką dla osoby sporządzającej umowę, jaka forma powinna być w tym przypadku dochowana). W takiej sytuacji jej niedochowanie nie będzie skutkowało nieważnością umowy, a będzie miało wpływ na ewentualny spór, ponieważ – jak stanowią przepisy – „Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności” (art. 74 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r., Kodeks cywilny). Ustawodawca przewiduje w tym zakresie pewne wyjątki, jednak nie są one aż tak istotne z perspektywy niniejszego artykułu.

W przypadku, w którym jakakolwiek ustawa nakłada na nas obowiązek zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, możemy skorzystać z możliwości złożenia oświadczenia woli w formie elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Definicja kwalifikowanego podpisu elektronicznego znajduje się w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/20142 („Rozporządzenie”). Zgodnie z nią, kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który:

1. jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego,

2. opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Osoba zainteresowana zastosowaniem tego rozwiązania powinna zatem dysponować niezbędnym zestawem narzędzi umożliwiającym złożenie tego podpisu.

Rozporządzenie przesądza też, że omawiany rodzaj podpisu elektronicznego ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, zaś taki podpis oparty na certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.

Warto jednak zaznaczyć, że nie każdy podpis elektroniczny jest podpisem kwalifikowanym. Należą do nich „zwykły” podpis elektroniczny oraz zaawansowany podpis elektroniczny (przy czym ten drugi wprowadza wymogi, które zapewniają wyższy stopień bezpieczeństwa w porównaniu do „zwykłego” podpisu elektronicznego). Obie te formy jednak nie są równoważne z podpisem własnoręcznym, a więc nie będzie można ich wykorzystać (przynajmniej obecnie) jako substytutu formy pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności.

Obecnie coraz częściej dostępne są platformy oferujące możliwość składania podpisów elektronicznych, co w konsekwencji prowadzi do ułatwienia procesu związanego z podpisywaniem negocjowanych umów.

Podsumowanie

Nowoczesne problemy wymagają nowoczesnych rozwiązań. Do nich zalicza się możliwość zawierania umów przez wymianę wiadomości tekstowych (SMS), przez podpisy elektroniczne („zwykłe”, zaawansowane, kwalifikowane), po technologię blockchain. Zastosowanie każdego z tych rozwiązań wymaga od ich użytkownika przede wszystkim zweryfikowania, jaką formę ma przyjąć dana umowa, ale również sprawdzenia czy druga strona również będzie mogła zastosować się do zaproponowanej metody (np. czy będzie dysponowała odpowiednim urządzeniem). 

1 M. Załucki (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Wyd. 3, Warszawa 2023, komentarz do art. 77.

2 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.

Adrian Chodyna

Specjalizuje się w prawie własności intelektualnej, ze szczególnym uwzględnieniem prawa autorskiego, prawa reklamy i mediów. Doradza także w zakresie ochrony wizerunku, renomy i dobrego imienia. Zaangażowany w prowadzenie spraw sądowych dotyczących naruszenia dóbr osobistych osób fizycznych i prawnych, jak również w postępowania z zakresu ochrony praw własności intelektualnej oraz zwalczania nieuczciwej konkurencji. W portfolio zawodowym ma obsługę podmiotów z branży kreatywnej. Prowadzi również bieżącą obsługę prawną producentów filmowych i telewizyjnych.

Kontakt: a.chodyna@skplaw.pl, strony internetowe: www.skplaw.pl, www.skpipblog.pl.

źródło: Automatyka 10/2023