Jak efektywnie odzyskać pieniądze za niezapłacone faktury? Pięć kluczowych porad

Jak najszybciej podejmij działanie

Aby otrzymać zaległe należności, zwykle nie wystarczy rozesłać kilka upomnień. Jeżeli zaczniesz się interesować nierozliczonymi fakturami dopiero wtedy, gdy usługa została już wykonana lub towar został dostarczony, jesteś na straconej pozycji. W tym wypadku zaleca się podjęcie działań z wyprzedzeniem. Jakie kroki należy podjąć i w jaki sposób nowoczesne oprogramowanie ERP, takie jak proALPHA, wspiera Twoje działania, podsumowaliśmy tutaj:

1. Zaufanie jest dobre, kontrola – lepsza

Na początku współpracy z nowymi klientami bardzo trudno jest poprawnie przewidzieć ich praktyki płatnicze. Również w przypadku stałych klientów nie jest to łatwe, jeżeli np. ich zdolność kredytowa ulegnie zmianie. Aby zminimalizować ryzyko, konieczne jest regularne sprawdzanie wiarygodności kredytowej kontrahentów. Ponieważ tego typu informacje są trudne do zdobycia, zaleca się współpracę z wywiadowniami gospodarczymi. Jeszcze bardziej skuteczne jest bezpośrednie połączenie systemu ERP, poprzez interfejs, z wybraną wywiadownią gospodarczą. W ten sposób ocena wiarygodności kredytowej staje się procedurą standardową, co znacząco zmniejsza ryzyko niewywiązania się z umowy. Jest to szczególnie przydatne w przypadku transakcji zagranicznych, ponieważ ocena wiarygodności klientów zagranicznych jest zwykle dużo trudniejsza. Jeżeli ponadto dysponujesz bezpośrednim kontaktem z agencją windykacyjną, możesz również proaktywnie i automatycznie przeprowadzać oceny wiarygodności kredytowej. W przypadku ujemnego wyniku sposób płatności może poprzez workflow zostać natychmiast zmieniony na przedpłatę. W ten sposób można całkowicie wyeliminować ryzyko. 

2. Wszystko pod kontrolą

Jeżeli firma dobrze funkcjonuje, może się zdarzyć, że kontrola wierzytelności nie będzie traktowana priorytetowo. Aby nie stracić płynności finansowej z pola widzenia, proALPHA na bieżąco udostępnia raporty dotyczące aktualnych należności. W ten sposób również dział sprzedaży zachowuje przegląd nierozliczonych pozycji klientów, ponieważ wszelkie dokumenty są zapisywane z odniesieniem do klienta. Uprzejme zwrócenie uwagi na nieuregulowaną fakturę podczas rozmowy telefonicznej jest często bardziej efektywne niż standardowe pisemne upomnienie. Ponadto każdy etap jest automatycznie dokumentowany, aby zapewnić ochronę w przypadku sporów prawnych.

Należy również pamiętać, że w przypadku profesjonalnego zarządzania należnościami upomnienia powinny być wystawiane niezwłocznie po upływie terminu płatności, a nie dopiero po dłuższym czasie. Automatyczne procesy wystawiania upomnień wspierane przez oprogramowanie mogą z łatwością przejąć to zadanie. Obowiązuje przy tym zasada, że po drugim upomnieniu – w przypadku sprawdzonych klientów ewentualnie po trzecim – należy mimo to podjąć kroki prawne.

3. Porządek w danych – porządek w upomnieniach

Jeżeli dane nie są rejestrowane poprawnie, najpóźniej podczas wystawiania upomnień mogą pojawić się problemy. Niekompletne numery zamówień, literówki, niedokładne dane itd., wszystko to ma negatywny wpływ na terminowe regulowanie płatności. Błędów tych można jednak uniknąć, np. poprzez zastosowanie dodatkowej usługi z chmury do sprawdzania adresów lub numerów identyfikacji podatkowej. Poprzez użycie standardowych masek podczas rejestrowania danych klientów można ponadto z łatwością rozpoznać brakujące lub błędne dane.

4. Szybsze osiągnięcie celu dzięki rozliczeniom częściowym

Wystawianie faktur jest często skomplikowanym zadaniem, szczególnie przy realizacji projektów. Dlatego zaleca się stworzenie podstawy do uwzględniania faktur częściowych już podczas negocjacji umów. W istocie trudniej jest wykazać pewien postęp w projekcie niż czas świadczenia pracy lub dostarczone materiały. Dzięki ustaleniu kroków milowych możliwe jest jednak wdrożenie rozliczeń opartych np. na półautomatycznych procesach workflow.

5. Podjęcie kroków prawnych

Jeśli wszystko inne zawiedzie, a klient nie odpowiada na upomnienia, istnieje tylko jedna możliwość: podjęcie kroków prawnych. Przedsiębiorstwa mogą wtedy samodzielnie złożyć wniosek o wydanie nakazu sądowego lub zatrudnić specjalistę. Obowiązuje przy tym ogólna zasada: w przypadku wielu faktur na niewielkie kwoty właściwym specjalistą jest agencja windykacyjna. Natomiast w przypadku pojedynczych dużych transakcji przedsiębiorstwa powinny zwracać się bezpośrednio do prawnika. W obu przypadkach elastyczny system ERP z modułami dodatkowymi pomaga zmniejszyć obciążenia administracyjne. Tylko nieliczne dane wezwania do zapłaty muszą zostać wypełnione ręcznie, a teczka klienta jednym kliknięciem myszy może zostać w całości przekazana do odpowiedniego specjalisty.

Podsumowanie

Poprzez wystawianie faktur we właściwym czasie i punktualne rozliczenia, można poprawić własną wypłacalność oraz zmniejszyć ryzyko utraty płynności finansowej. Ponieważ może to mieć pozytywny wpływ na negocjacje kredytowe z bankami, profesjonalne zarządzanie należnościami jest niezwykle ważnym elementem zarządzania ryzykiem. Za pomocą nowoczesnego systemu ERP, takiego jak proALPHA, procesy w zakresie finansów i księgowości są realizowane efektywnie i bezpiecznie. Wierzytelności są przy tym stale monitorowane, co znacząco wpływa na poprawę warunków pracy w Twoim przedsiębiorstwie.

źródło: proALPHA Polska