Wdrożenie systemu ERP

Materiał prasowy (proALPHA Polska) drukuj

23 maja 2023 roku

Wdrożenie systemu ERP to proces, który wymaga wielu działań. W praktyce jest to nie tylko techniczne wdrożenie oprogramowania, ale także kompleksowy projekt biznesowy, który obejmuje dostosowanie systemu do potrzeb organizacji, szkolenie użytkowników i integrację z innymi narzędziami.

Wdrożenie systemu ERP może mieć znaczący wpływ na efektywność i rentowność przedsiębiorstwa, a także może zwiększyć poziom kontroli nad procesami biznesowymi. Jednak sukces wdrożenia systemu ERP wymaga odpowiedniego planowania, zarządzania projektem i zaangażowania zespołu projektowego oraz użytkowników systemu. W tym artykule omówimy kluczowe czynniki wpływające na powodzenie wdrożenia systemu ERP oraz wskażemy najważniejsze kroki, które należy podjąć, aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia.

Co to jest rozwiązanie ERP?

Rozwiązanie ERP to centralne repozytorium danych, które łączy każdy dział w organizacji i za pomocą którego wszystkie firmowe informacje mogą być dostępne niezależnie od czasu i miejsca. Nowoczesne systemy ERP to także potężne, inteligentne platformy, które pomagają zautomatyzować zadania wykonywane ręcznie, scalić wszystkie informacje dotyczące zapasów, produktów, produkcji, dystrybucji i projektów, a także przygotować firmy na sukces w gospodarce cyfrowej. Jednak zanim nastąpi moment euforii z powodu dostępności „jednego źródła prawdy”, firma musi przejść proces wdrożenia ERP.

Co to jest wdrożenie ERP?

Wdrożenie ERP jest procesem składającym się z kilku etapów obejmujących instalację wybranego oprogramowania ERP, przenoszenie danych biznesowych do nowego systemu, konfigurowanie informacji o użytkownikach i niestandardowych procesów oraz szkolenie pracowników w zakresie korzystania z oprogramowania.

Choć może się to wydawać skomplikowane, to jednak należy mieć na uwadze fakt, że poszczególne etapy implementacji systemu ERP realizowane są kolejno po sobie – w całym cyklu życia wdrożenia ERP.

Cykl życia wdrożenia ERP – poznaj 8 kluczowych etapów

Jak w przypadku każdego dużego projektu, tak i w przypadku wdrożenia ERP konieczne jest, aby wszystkie działania wykonywać krok po kroku. Należy przy tym pamiętać, że choć wdrożenie oprogramowania ERP wygląda nieco inaczej dla każdej firmy, to jednak cykl życia tego typu projektu składa się z ośmiu standardowych etapów, z których każdy jest krytyczny dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Trudno także wskazać konkretne ramy czasowe, w których powinno zawrzeć się wdrożenie ERP. Z reguły zakłada się, że może ono trwać od sześciu miesięcy do roku. Z jakich etapów zatem składa się wdrożenie ERP?

Krok 1: Planowanie i organizacja

Pierwszym krokiem podczas wdrożenia ERP jest ustalenie celów i wymagań biznesowych dla systemu. Etap ten tak naprawdę rozpoczyna się przed fizycznym wyborem konkretnego oprogramowania. Planowanie obejmuje również określenie harmonogramu wdrożenia i zasobów, które będą potrzebne do realizacji projektu. Ważne jest przy tym także wsparcie od zespołu wykonawczego i działu IT.

Krok 2: Wybór oprogramowania ERP

Na rynku dostępnych jest wiele systemów ERP, które różnią się zakresem funkcjonalności i możliwych do wdrożenia rozwiązań. Kluczowe znaczenie na tym etapie ma stwierdzenie, który z nich będzie najlepiej odpowiadać potrzebom firmy.

Aby dokonać trafnego wyboru, warto zapytać o oczekiwania przyszłych użytkowników. System ERP powinien wspierać bowiem codzienną pracę wszystkich działów w przedsiębiorstwie i ułatwiać wykonywanie zadań. Warto przy tym pamiętać, że niektórzy pracownicy mogą myśleć, iż wdrożenie oprogramowania ERP nie jest dobrym pomysłem, ponieważ zmieni ich codzienne przepływy pracy. Rozwianie tych obaw, poprzez podkreślenie korzyści wynikających z wdrożenia systemu ERP, staje się wówczas kluczowe.

Dodatkowo na tym etapie wdrożenia systemu ERP należy dokonać dokładnego zdefiniowania wymagań stawianych wobec oprogramowania. Pomocne w tym będzie udokumentowanie dotychczasowych procesów biznesowych i wszelkich luk funkcjonalnych w obecnym systemie.

Następnie należy przejść do opracowania planu projektu z zespołem wdrożeniowym ERP i z pomocą wyznaczonych do tego pracowników. Plan powinien nakreślać kluczowe założenia, przewidywane koszty, kamienie milowe projektu i jasno wskazywać namacalne cele.

Krok 3: Instalacja oprogramowania ERP

Instalacja systemu ERP może przebiegać w kilku wariantach. Typowe opcje wdrożenia to:

chmura SaaS,
prywatna chmura,
model hybrydowy.

W przypadku pierwszej opcji cały proces przeprowadzany jest szybko, bez znaczącej ingerencji strony zamawiającej oprogramowanie. Jeśli wybór padł natomiast na private-cloud lub model hybrydowy, implementacja ERP zając może od kilku dni do kilku tygodni. W tym czasie sprzęt i oprogramowanie zostaną dostarczone do siedziby firmy, a samo oprogramowanie, jak również wszelkie niezbędne elementy infrastruktury zostaną zainstalowane.

Krok 4: Migracja danych

Po zainstalowaniu wybranego systemu ERP, dane firmowe należy przefiltrować (aby usunąć wszelkie nieprawidłowe lub zbędne informacje), a następnie wprowadzić i / lub przenieść do nowej bazy danych. Obejmuje to podstawowe rekordy, takie jak dane klientów i dostawców, a także zestawienia materiałów, urządzenia produkcyjne i informacje o routingu, plany księgowe kont i tym podobne.

Należy przy tym pamiętać, że migracja danych to jedyny etap wdrożenia, który może przenosić się na kolejne. Niektóre migracje danych mogą być realizowane równolegle ze szkoleniem, testowaniem i walidacją.

Krok 5: Szkolenia

Szkolenie z systemu ERP jest niezwykle istotnym etapem wdrożenia. Bez wątpienia dobrze zorganizowane i przeprowadzone szkolenia pozwalają na efektywne wykorzystanie systemu ERP w codziennej pracy.

Podczas szkolenia należy skupić się na zapoznaniu użytkowników z funkcjonalnościami systemu ERP oraz nauczeniu ich, jak w pełni korzystać z dostępnych w oprogramowaniu możliwości. Powinno się również omówić procesy biznesowe, które zostaną zautomatyzowane przez system ERP oraz przedstawić najlepsze praktyki w zakresie korzystania z systemu.

Szkolenie powinno być przeprowadzone na różnych poziomach organizacji – od użytkowników końcowych po kadry zarządzające. W ten sposób wszyscy pracownicy zdobędą wiedzę na temat systemu ERP i będą w stanie wykorzystać go efektywnie w swojej pracy.

Krok 6: Testowanie i walidacja

Ten krok wdrożenia systemu ERP obejmuje stworzenie i zastosowanie szczegółowego planu testów, które będą mierzyć akceptację użytkowników i pomogą stwierdzić, czy system ERP pasuje do realnych potrzeb firmy lub czy należy wykonać modyfikacje.

Do tego typu działań warto zaangażować dział IT, potwierdzając, czy nowe oprogramowanie działa zgodnie z oczekiwaniami i upewniając się, że wszystkie dane firmy (migrowane do systemu w kroku 4) są kompletne.

Krok 7: Uruchomienie systemu ERP

Etap ten realizowany może być w różnych formach. Wdrożone oprogramowanie ERP może po prostu zostać oddane do użytkowania ze wszystkimi wybranymi funkcjonalnościami lub udostępniane etapami. Druga z opcji zalecana jest przede wszystkim w tych firmach, które nie mogą pozwolić sobie na ryzyko przestoju pracy.

Natomiast w sytuacji, gdy nowy system ERP wdrażany jest na miejsce poprzedniego, można zdecydować się na równoległe działanie oprogramowania i stopniową migrację do nowego systemu całej organizacji.

Krok 8: Bieżące ulepszenia i informacje zwrotne

Proces wdrożenia ERP nie kończy się na jego uruchomieniu. Od momentu, gdy pracownicy zaczną korzystać z oprogramowania i jak firma będzie rozwijać się w czasie, należy zbierać informacje zwrotne od użytkowników, dokonywać bieżących ulepszeń i dostosowań do systemu. Dlatego bardzo ważne jest, aby wybrać rozwiązanie ERP, które jest w pełni skalowalne i odpowiada na bieżące potrzeby rynkowe danej organizacji.