Straty magazynowe które widać dopiero po inwentaryzacji: lista miejsc gdzie znika towar

Znasz to uczucie? Zamykasz rok, robisz inwentaryzację i nagle okazuje się, że brakuje towaru o wartości kilkudziesięciu tysięcy złotych. System pokazywał jedne liczby, regały mówią co innego. Straty magazynowe widoczne dopiero po inwentaryzacji to problem większości firm – szczególnie tych, które liczą zapasy raz do roku.

Problem w tym, że towar nie znika z dnia na dzień. On „przecieka" przez cały rok, małymi porcjami, w miejscach, które trudno kontrolować bez odpowiednich narzędzi.

Sprawdźmy siedem najbardziej problematycznych punktów, gdzie regularnie znikają produkty. I co ważniejsze – jak temu zapobiec.

Waga – pierwsze miejsce gdzie tracimy kontrolę

Zacznijmy od początku łańcucha. Przyjmujesz towar od dostawcy, ważysz go i wpisujesz do systemu. Proste? Teoretycznie tak.

W praktyce waga magazynowa może generować straty na trzy sposoby:

Nieskalibowana waga systematycznie zawyża lub zaniża pomiary. Jeśli waga pokazuje konsekwentnie o 2% więcej niż faktyczna masa, po przyjęciu 100 ton towaru masz w systemie 102 tony. Różnica? 2 tony, których fizycznie nie ma. Po roku takich operacji różnice rosną lawinowo.

Uszkodzony czujnik tensometryczny daje chaotyczne wyniki. Czasem pokazuje prawidłową masę, czasem o kilka kilogramów więcej lub mniej. To najgorszy scenariusz, bo błąd jest losowy i trudny do wykrycia bez systematycznej kontroli.

Wadliwe wypoziomowanie wagi zmienia jej precyzję. Waga stojąca na nierównej powierzchni może mieć błąd pomiarowy nawet 3-5%. W hurtowni spożywczej przyjmującej 50 palet dziennie to setki kilogramów towaru „znikającego" w systemie każdego miesiąca.

Rozwiązanie? Wagi elektroniczne magazynowe z aktualną legalizacją. Legalizacja wagi to nie tylko wymóg prawny dla obrotu handlowego – to gwarancja, że urządzenie waży z określoną precyzją potwierdzoną przez Urząd Miar.

A jeśli waga zaczyna „kłamać"? Serwis i naprawa wag powinna odbywać się natychmiast po pierwszych oznakach nieprawidłowości. Czekanie „aż się zepsuje całkiem" to strata towaru przez wiele tygodni.

Strefa przyjęć – gdzie system traci synchronizację z rzeczywistością

Przyjmujesz 500 sztuk produktu. Magazynier skanuje kod kreskowy, system rejestruje 500 sztuk. Ale czy ktoś naprawdę przeliczył każdą sztukę?

W praktyce większość firm polega na deklaracji dostawcy. Paleta z 50 kartonami po 10 sztuk każdy = 500 sztuk w systemie. Tyle że:

Jeden karton zawierał 9 sztuk zamiast 10. Kilka sztuk było uszkodzonych jeszcze przed przyjęciem, ale magazynier nie zgłosił problemu. Część towaru spadła z palety podczas rozładunku i została „dorzucona" gdzie popadnie.

Po miesiącu takich przyjęć masz w systemie 100 sztuk więcej niż na magazynie. Nikt nie wie dokładnie kiedy i gdzie zniknęły.

Jak temu zapobiec? Kontrola wyrywkowa przy każdym przyjęciu. Nawet 10% palet przeliczonych ręcznie pokaże systematyczne rozbieżności od konkretnych dostawców. A dla towarów wysokomarżowych – zawsze pełna weryfikacja, bez wyjątków.

Kompletacja – gdzie pomyłki zamieniają się w niedobory

Klient zamawia 5 sztuk produktu A. Magazynier bierze 5 sztuk produktu B (podobne opakowanie) i wysyła. System odnotowuje wydanie produktu A, fizycznie z magazynu znika produkt B.

Po tygodniu masz:

• W systemie: 95 sztuk produktu A (powinno być 100)
• Na magazynie: 100 sztuk produktu A (faktyczny stan)
• W systemie: 105 sztuk produktu B (powinno być 100)
• Na magazynie: 95 sztuk produktu B (faktyczny stan)

Różnice inwentaryzacyjne powstają przy każdej takiej pomyłce. A ponieważ produkt B nadal się sprzedaje, nikt nie zauważa problemu – aż do inwentaryzacji.

Najbardziej problematyczne miejsca to:

• Produkty o podobnych kodach (różniące się jedną cyfrą)
• Towary w jednakowych opakowaniach różnych rozmiarów
• Sezonowe produkty składowane w wielu lokalizacjach

Systemy WMS ze skanerami kodów kreskowych eliminują 90% takich błędów. Reszta to kwestia organizacji przestrzeni – produkty podobne nie powinny leżeć obok siebie.

Przesunięcia wewnętrzne – niewidoczne dla systemu

Magazynier przenosi towar z lokalizacji A do lokalizacji B, ale nie rejestruje tego w systemie. Albo rejestruje źle. Produkt fizycznie istnieje, ale system wskazuje nieaktualną lokalizację.

Efekt? Podczas kompletacji magazynier nie znajduje towaru we wskazanym miejscu. Zgłasza „brak produktu". System odnotowuje niedobór. W międzyczasie inny pracownik znajduje ten sam towar „przypadkiem" w zupełnie innym miejscu i wydaje go jako nadwyżkę.

To nie jest kradzież ani zniszczenie – to chaos informacyjny kosztujący czas i generujący pozorne straty.

Miejsca szczególnie narażone:

• Strefy tymczasowego składowania (towar „na chwilę" odłożony)
• Regały wysokiego składowania bez oznaczenia piętra
• Powroty z kompletacji odkładane „gdzie jest miejsce"

Rozwiązanie to systematyczna inwentaryzacja częściowa – nie raz do roku, ale np. 20% magazynu co miesiąc. Dzięki temu co 5 miesięcy weryfikujesz cały stan, a błędy wykrywasz na bieżąco.

Martwe punkty magazynu – gdzie towar zapada się pod ziemię

Każdy większy magazyn ma miejsca, gdzie produkty lądują „tymczasowo" i zostają tam na zawsze. Za starymi regałami, pod schodami, w kącie za paletami zwrotów.

Czasem to towar zwrócony przez klienta, który nie został ponownie wprowadzony do systemu. Czasem produkty uszkodzone, które „ktoś zajmie się tym później". Innym razem próbki, testy, czy zamówienia specjalne, które wpadły między procedury.

Problem w tym, że system dalej wykazuje te produkty jako „na magazynie". Faktycznie są, tyle że nikt nie wie gdzie. Podczas inwentaryzacji rocznej nagle pojawiają się nadwyżki w dziwnych miejscach i niedobory tam, gdzie wszystko wydawało się działać sprawnie.

Dlatego warto oznaczyć w magazynie strefy specjalne: kwarantanna, uszkodzenia, zwroty, towary niestandardowe. Każda z tych stref wymaga osobnej ewidencji i regularnych przeglądów.

Uszkodzenia niezgłoszone – wygodniejsze przemilczeć niż wyjaśniać

Magazynier upuszcza paletę. Kilka sztuk się uszkadza. Teoretycznie powinien to zgłosić i wyłączyć z systemu.

Praktycznie? To wymaga wypełnienia protokołu, wyjaśnień dla przełożonego, czasem konsekwencji służbowych. Dużo prostsze jest „nie zauważyć" problemu. Uszkodzone produkty lądują gdzieś z tyłu regału, system dalej je wykazuje.

Podobnie z towarami przeterminowanymi. Jeśli procedury są zbyt skomplikowane, pracownicy będą unikać ich stosowania. Produkty o zbliżającym się terminie przydatności zostają na magazynie, system pokazuje je jako dostępne, a faktycznie nadają się tylko do utylizacji.

Kultura organizacyjna ma tu większe znaczenie niż technologia. Jeśli zgłoszenie uszkodzenia wiąże się z karą lub długą biurokracją, pracownicy będą to ukrywać. Jeśli to prosty proces bez negatywnych konsekwencji – problemy zostaną zgłoszone na bieżąco.

Kradzieże – mniejszy problem niż myślisz, ale ignorować nie można

Kradzieże stanowią zazwyczaj 5-15% wszystkich strat magazynowych. Mniej niż większość właścicieli firm podejrzewa, ale i tak wystarczająco, żeby się tym zająć.

Produkty najczęściej kradzione to:

• Małe, drogie, łatwe do wyniesienia (elektronika, kosmetyki premium)
• Artykuły spożywcze o długim terminie (kawa, alkohol, słodycze)
• Narzędzia i części zamienne

Najbardziej narażone momenty:

• Wydania towaru (dodatkowa sztuka „dla klienta")
• Przyjęcia (część towaru „nie trafia" do systemu)
• Koniec zmiany (produkty wyniesione przy pracownikach wychodzących)

Skuteczna kontrola to nie tylko monitoring. To przede wszystkim procedury ograniczające okazje: kontrola losowa przy wyjściu, podwójna weryfikacja przy wydaniach wysokomarżowych produktów, system odpowiedzialności materialnej dla magazynierów.

Praktyczne kroki – jak ograniczyć straty już teraz

Nie musisz od razu wdrażać pełnej automatyzacji. Zacznij od trzech rzeczy:

Sprawdź stan swoich wag. Jeśli ostatnia legalizacja była ponad rok temu, to pierwszy sygnał ostrzegawczy. Wzorcowanie wag powinno odbywać się regularnie – zależnie od intensywności użytkowania co 6-12 miesięcy. Wybór odpowiedniej wagi magazynowej to fundament dokładności w całym procesie magazynowym.

Wprowadź inwentaryzację częściową. Zamiast raz do roku liczyć wszystko, podziel magazyn na segmenty i weryfikuj jeden segment co tydzień. Po 10 tygodniach masz pełny obraz, a błędy wykrywasz na bieżąco.

Oznacz produkty problematyczne. Te, które generują najwięcej rozbieżności inwentaryzacyjnych. Często 20% asortymentu odpowiada za 80% różnic. Skoncentruj kontrolę właśnie na nich.

I ostatnia rzecz – mierz efektywność. Pięć najważniejszych wskaźników efektywności magazynu to punkt wyjścia do świadomego zarządzania. Jeśli nie wiesz jaki jest Twój procent dokładności inwentaryzacyjnej, nie wiesz czy masz problem.

FAQ – najczęstsze pytania o straty magazynowe

Jak często trzeba legalizować wagę magazynową?

Waga używana w obrocie handlowym wymaga ponownej legalizacji co 2 lata zgodnie z przepisami Urzędu Miar. Dla wag używanych tylko do kontroli wewnętrznej legalizacja nie jest obowiązkowa, ale wzorcowanie co 6-12 miesięcy zapewnia dokładność pomiarów i minimalizuje straty wynikające z błędów ważenia.

Czy małe błędy na wadze mogą generować duże straty?

Zdecydowanie tak. Błąd pomiarowy 1% przy dziennym przyjęciu 1000 kg towaru daje 10 kg różnicy dziennie, czyli około 300 kg miesięcznie. Po roku to 3,6 tony towaru „znikającego" tylko z powodu nieprecyzyjnej wagi. W przypadku produktów wysokomarżowych koszt może sięgać dziesiątek tysięcy złotych rocznie.

Jak wykryć uszkodzenie wagi zanim wpłynie na inwentaryzację?

Regularna kontrola z użyciem odważników wzorcowych. Raz w tygodniu zważ znany ciężar (np. paletę o potwierdzonej masie) i porównaj wynik z wartością referencyjną. Jeśli różnica przekracza 0,5% udźwigu maksymalnego wagi, to sygnał do serwisu. Nie czekaj na pełną awarię.

Dlaczego inwentaryzacja roczna nie wystarcza?

Rocz­na in­wen­ta­ry­za­cja wy­kry­wa pro­blem, ale nie po­ka­zu­je kie­dy i gdzie po­wstał. Jeśli od­kry­jesz brak 500 sztuk pro­duk­tu pod ko­niec ro­ku, nie wiesz czy zgi­nę­ły w stycz­niu czy li­sto­pa­dzie, przy przyj­mo­wa­niu czy kom­ple­ta­cji. In­wen­ta­ry­za­cja czę­ścio­wa (np. mie­sięcz­na) po­zwa­la na bie­żą­co ko­ry­go­wać pro­ce­sy i eli­mi­no­wać przy­czy­ny strat.

Co zrobić gdy różnice inwentaryzacyjne przekraczają 5% wartości zapasów?

To sygnał alarmowy wymagający natychmiastowej reakcji. Pierwszym krokiem jest sprawdzenie precyzji systemów ważących – nieskalibowane wagi magazynowe to najczęstsza przyczyna systematycznych różnic. Następnie wdróż kontrolę wyrywkową przy przyjęciach i wydaniach (minimum 20% operacji), oznacz produkty generujące największe rozbieżności i wprowadź inwentaryzację częściową dla tych pozycji.

Czy system WMS eliminuje wszystkie straty magazynowe?

System WMS drastycznie redukuje straty wynikające z błędów ludzkich i chaosu informacyjnego, ale nie eliminuje problemów z wadami sprzętowymi (uszkodzone wagi, czytniki), kradzieżami czy uszkodzeniami fizycznymi towaru. To narzędzie wspomagające, nie rozwiązanie samodzielne. Największą skuteczność daje połączenie dobrego oprogramowania z rzetelnymi procedurami kontrolnymi.

Kiedy warto wymienić starą wagę na nową?

Gdy koszt serwisu i wzorcowania zbliża się do 30% wartości nowej wagi, albo gdy urządzenie regularnie generuje błędy mimo napraw. Wagi magazynowe po 10-15 latach intensywnego użytkowania tracą powtarzalność pomiarów nawet po kalibracji. Inwestycja w nowe urządzenie zwraca się przez eliminację strat systematycznych już w ciągu 12-18 miesięcy.

źródło: Mobilwag