Automatyczna rejestracja faktur zakupowych – nadchodzi cyfryzacja!

Cyfryzacja stała już się standardem w różnych dziedzinach życia gospodarczego i wydawać by się mogło, że nie inaczej jest w księgowości. Niestety statystyki nie pozostawiają złudzeń, że jeśli chodzi o obieg dokumentów, to wciąż przedsiębiorcy preferują tradycyjne i przestarzałe rozwiązania. Zgodnie z badaniem Grupy Idea Bank aż 72 procent przedsiębiorców archiwizuje faktury w wersji papierowej, z czego aż 26 procent deklaruje, że wydrukowane dokumenty są archiwizowane w siedzibie firmy.  Ponadto co czwarty przedsiębiorca ma problem ze znajdowaniem faktur, a 13 procent spędza na ich kompletowaniu jeden dzień lub nawet dłużej. To, co jest alarmujące, to fakt, że nawet faktury elektroniczne są drukowane, aby trafić do segregatora w dziale archiwizacji.

Podstawowymi problemami takiego procesu są jego czasochłonność, kosztowność, a także niska świadomość ekologiczna. Jeżeli weźmie się pod uwagę, że rocznie 15 milionów faktur wystawianych jest ręcznie (dane Tax Care), to do ich produkcji trzeba ściąć nawet 128 tysięcy drzew. Mało tego, obsługa tradycyjna dokumentów firmowych zabiera pracownikowi średnio cztery godziny miesięcznie, co w skali całej gospodarki odpowiada 45 tysiącom etatom. Dochodzi do tego, że tylko 7% odbiorców rachunków zdaje sobie sprawę o dokładnych kosztach przetwarzania faktur przychodzących. Dodać należy, że dokumenty w formie papierowej narażone są na zniszczenie, utratę i przeoczenie.

Powyższe powody przemawiają za tym, aby korzystać z elektronicznego przetwarzania faktur, które ma wiele zalet, takich jak: oszczędność czasu, minimalizacja błędów, łatwość wyszukiwania dokumentów, przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, a także możliwość zredukowania ilości dokumentów drukowanych, a tym samym większa ochrona środowiska.

Mniej błędów formalnych

Wciąż tradycyjne faktury papierowe są rejestrowane ręcznie, a następnie przyporządkowane i sprawdzana jest ich poprawność. Błędy formalne, jak brak obowiązkowych informacji podatkowych, mogą prowadzić do dalszych opóźnień, a nawet mogą skutkować kontrolą z urzędu skarbowego i problemami z odliczeniem podatku VAT, co często ma miejsce w przypadku przedsiębiorstw działających na rynkach międzynarodowych. Niestety ręczne sprawdzanie i opracowywanie faktur jest narażone na błędy i może prowadzić do wydłużającego się procesu zatwierdzania.

Rozwiązaniem jest automatyczna rejestracja faktur zakupowych, dzięki której zyskuje się pewność, że faktura została wystawiona poprawnie. Faktury w wygodny sposób można dodać do programu (poprzez import pliku), następnie sprawdzane są pod kątem poprawności danych przez system. Weryfikowane są między innymi dane dostawcy (NIP, adres, numer konta bankowego), pełny numer faktury, data na fakturze, pozycje towarowe oraz kwoty. Jeśli jakiś obszar nie jest wypełniony lub nierozpoznany przez system, wysyłany jest komunikat ostrzegawczy i można te informacje uzupełnić ręcznie. Wszystko odbywa się w sposób sprawny i automatyczny, raz wprowadzana korekta jest zapamiętywana przez system, zatem ten dany błąd w przyszłości nie powinien wystąpić. Skuteczność automatycznego odczytania danych ze skanu faktury za pierwszym razem może przekraczać nawet 90 procent.

Skrócenie czasu obiegu faktur

Praktyka pokazuje, że ręczne księgowanie i zatwierdzanie faktur zawierających nieuporządkowane dane może nawet potrwać wiele dni. Powoduje to szereg niekorzystnych dla biznesu konsekwencji jak powstanie tak zwanych wąskich gardeł w płynności finansowej, co ma znaczenie dla wyspecjalizowanych dostawców oczekujących na płatności. Ponadto wiele biznesów za terminowe płatności oferuje korzystne rabaty, zatem każda zwłoka może doprowadzić do utraty wypracowanych zniżek oraz powodować wyższe koszty zakupów w przyszłości.

Rozwiązaniem jest szybki i niezawodny elektroniczny obieg dokumentów. To nowoczesny wybór, który poprawi efektywność przedsiębiorstwa, co potwierdzają badania przeprowadzone przez IBI Research na Uniwersytecie w Regensburgu. Zgodnie z nimi, co trzecie przedsiębiorstwo potwierdza, że jej sytuacja finansowa znacznie poprawiła się po wprowadzeniu procedury elektronicznego otrzymywania faktur. Przy prawie 40 procentach badanych procesy stały się bardziej spójne, a 45 procent przyznaje, że skrócił się czas przetwarzania. Potwierdzają to niemieccy eksperci ds. fakturowania w raporcie „Elektroniczne przetwarzanie faktur i archiwizacja – fakty z praktyki biznesowych” (czerwiec 2016). Wskazują w nim, że całkowity koszt procesu odbioru faktury w formie papierowej to 17,60 euro za dokument, a przetwarzanie elektronicznej to koszt 6,40 euro, zatem potencjał oszczędnościowy dla elektronicznych faktur to co najmniej 60%. Inni eksperci mówią nawet o 90% oszczędności czasu.

Jako główna zaleta takiego rozwiązania wymieniana jest dostępność 24 h/7. Raz dodana faktura jest dostępna cały czas, dostęp do niej ma dział księgowości oraz osoby uprawnione do danego procesu. Dzięki temu wszystkie osoby mają wiedzę o fakturach i ograniczone jest ryzyko opóźnionych płatności i karnych odsetek, nie wspominając o uniknięciu problemów w prawidłowym obliczeniu podatku dochodowego czy podatku od towarów i usług. System wyłapuje potencjalne błędy na fakturach oraz ewentualny brak dokumentów powiązanych, umożliwiając ręczne uzupełnienie danych. Cała praca odbywa się w systemie, w nim również znajdują się zamówienia, umowy ramowe czy warunki płatności, wysyłane są również komunikaty do osób decyzyjnych i odpowiedzialnych za zatwierdzanie faktur, dzięki czemu usprawniony i skrócony jest cały proces.

Przykład: Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie HL Hamburger Leistungsfutter GmbH

Ten producent specjalnej paszy rocznie produkuje jej ponad 250 tysięcy i eksportuje do ponad 40 krajów na całym świecie. Jego działalność powiązana jest z ogromem dokumentów, samych tylko faktur przychodzących obsługuje rocznie 17 tysięcy, co daje średnio 75 dziennie. Jak pokazuje sytuacja przedsiębiorstwa, automatyzacja obiegu dokumentów wiąże się z oddelegowaniem pracowników do innych zadań, ponieważ ci nie muszą już kontrolować faktur zakupowych. Dzięki zautomatyzowanym procesom i związaną z tym oszczędnością pracy i czasu, od chwili wprowadzenia automatycznego przetwarzania faktur, trzech pracowników może teraz całkowicie zajmować się innymi zadaniami.

Na koniec najważniejszy argument: polskie prawo wymusza cyfryzację. Od stycznia 2018 roku przedsiębiorcy objęci zostali obowiązkiem prowadzenia rejestrów VAT w postaci elektronicznej, jak również obowiązkiem comiesięcznego raportowania JPK. Od lipca każde przedsiębiorstwo będzie przekazywać fiskusowi wszystkie faktury w wersji elektronicznej (Centralny Rejestr Faktur). To przemawia za tym, aby raz na zawsze wyeliminować papierowe faktury i wkroczyć w nowoczesny świat cyfryzacji.

Jak zautomatyzować proces obiegu faktur zakupowych w przedsiębiorstwach, obrazuje film

https://erp-dla-produkcji.pl

Źródła danych:

https://www.pb.pl/zegnamy-papierowa-ksiegowosc-906335
http://ksiegowosc.infor.pl/wiadomosci/114120,Elektroniczny-obieg-faktur-przynosi-oszczednosci.html
http://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/ewidencja-vat/769976,Obowiazek-prowadzenia-elektronicznej-ewidencji-VAT-od-poczatku-2018-roku.html
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-kogo-dotyczy-i-od-kiedy-centralny-rejestr-faktur-zostanie-wprowadzony
https://handel-mittelstand.digital/wp-content/uploads/Vortrag-Elektronische-Rechnungsabwicklung-Fakten.pdf
https://taxcare.pl/porady/biznesowe/chmura-faktur-polaczy-przedsiebiorcow-w-polsce/

źródło: proAlpha