Excel vs. ERP ‒ kto zwycięży?

Excel VS. ERP – co wybrać?

Tradycyjny arkusz kalkulacyjny czy system ERP – co lepsze? Przed takim dylematem stoi wielu przedsiębiorców. Warto więc poznać wady i zalety obu rozwiązań, aby wybrać optymalny dla siebie model pracy.

1.   Excel vs. ERP – błędy i kontrola danych

Bądźmy szczerzy, błędy ludzkie mogą wkradać się do każdego systemu. Jednak Excel jest szczególnie podatny na różnego rodzaju niedopatrzenia. Według raportu Uniwersytetu Hawajskiego, 88% arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy. Tezę tą potwierdzają także przedstawiciele Coopers and Lybrand, którzy podczas analiz zauważyli, że 90% wszystkich arkuszy, które posiadały 150 lub więcej wierszy posiadało błędy. Z kolei KPMG w próbce 22 arkuszy kalkulacyjnych znalazł błędy w 91% z nich.

Korzystanie z arkuszy Excel generuje także problemy w postaci duplikacji danych i ich wielokrotnego wykorzystania w różnych działach, co zaciera faktyczny obraz sytuacji panującej w firmie. Na przykład, dział produkcji może polegać na starym zestawie arkuszy kalkulacyjnych lub na arkuszach pełnych niezamierzonych błędów, co może spowodować nadmierne straty i wyłączyć całą linię produkcyjną.

Dla porównania oprogramowanie ERP to zintegrowany system, który automatycznie pobiera dane, co czyni je mniej podatnym na błędy ludzkie. Kluczowe informacje są dostępne zawsze na czas i co ważne, można udostępniać je wybranym pracownikom według potrzeb.

Korzystanie z systemu ERP eliminuje również konieczność ręcznego wprowadzania danych czy współdzielenia z wieloma pracownikami tych samych arkuszy kalkulacyjnych. Każdy w organizacji może uzyskać dostęp i polegać na tym samym zestawie danych, dzięki czemu można mieć pewność, że praca skupia się wokół najbardziej aktualnego i dokładnego zestawu informacji. 

2.   Excel vs. ERP – wydajność pracy

Excel obniża efektywność pracy nie tylko z powodu możliwości duplikacji danych, ale także z racji konieczności wykonywania wielu zadań ręcznie. Przykładowo, gdy oferty tworzone są w arkuszach kalkulacyjnych, to zlecenia sprzedaży przygotowywane są ręcznie na ich podstawie w oddzielnych plikach XLS lub dedykowanym programie.

Co równie ważne, wszelkie zapisywane w Excelu dane, które ulegną zmianie, wymagają ręcznego wprowadzania aktualizacji. Pochłania to zasoby i wydłuża czas przepływu informacji. W skrajnych przypadkach może niestety także dojść do utraty ważnych danych na skutek wykasowania arkuszy kalkulacyjnych. Wówczas praca całej firmy jest zagrożona, łańcuch dostaw ulega zaburzeniu, co finalnie negatywnie wpływa na relacje z klientami. 

Kolejnym problemem związanym z arkuszami kalkulacyjnymi jest fakt, że są one odseparowane od reszty organizacji, co utrudnia współpracę. Trudno jest też kontrolować pojawiające się w nich dane, gdy wielu pracowników próbuje uzyskać dostęp do dokumentów i wprowadzać w nich zmiany jednocześnie. Choć dostępne są mobilne wersje Office i Excel, a nawet arkusze kalkulacyjne Excel w chmurze w Microsoft OneDrive, produkty te mają wyraźne wady. Nie zawsze wspierają współpracę i pracę zdalną – co w ostatnim czasie nabrało szczególnej ważności. Systemy ERP w chmurze mają natomiast wbudowane mechanizmy kontroli do zarządzania wieloma użytkownikami i są przy tym dostosowane do obsługi pracowników zdalnych. Ich ważną cechą jest także możliwość śledzenia informacji w czasie rzeczywistym oraz automatyzacja rutynowych procesów – w tym generowania zamówień czy wyszukiwania kluczowych danych niezbędnych do przygotowania analiz. 

3.   Excel vs. ERP – dane finansowe i analiza

Zrozumienie danych finansowych jest niezbędne do utrzymania firmy w dobrym stanie. W przeciwieństwie do programu Excel system ERP zapewnia zintegrowany przepływ finansowy w czasie rzeczywistym, który automatycznie zbiera dane rozliczeniowe z każdego obszaru organizacji. Oznacza to, że mamy scentralizowany system dla wszystkich działań finansowych (fakturowanie, płatności dla dostawców, kosztów pracy i płac, itp.). ERP może również analizować wydajność pracowników w porównaniu do kosztów projektu i harmonogramów. Ręczne procesy właściwe dla programu Excel po prostu nie są w stanie zastąpić w sposób wydajny tego typu analizy. 

Kto jest zwycięzcą – Excel czy ERP?

Systemy ERP mają wyraźną przewagę nad programem Excel. Wspierają one z powodzeniem krytyczne procesy biznesowe, dostarczając na czas kluczowych informacji oraz automatyzując generowanie najważniejszych danych.

https://erp-dla-produkcji.pl

źródło: proAlpha