Od idei do sukcesu przez pryzmat przepisów prawa

Na początku pojawia się słowo, choć zazwyczaj to raczej chaos, z którego wyłania się idea. Idea zmiany. Gdy tę ideę uda się uchwycić, zwerbalizować i skonkretyzować, pojawia się pytanie – co dalej?

Zazwyczaj alternatywy są dwie. W pierwszej firma zmienia, kupuje i wdraża. To może zadziałać, jeśli innowacja, która wkracza do organizacji jest wyizolowana i nie musi w żaden sposób współdziałać z innymi procesami czy narzędziami oraz gdy nie wpływa na dane osobowe i cyberbezpieczeństwo. W przypadku drugiej alternatywy proces poprzedza analiza przedwdrożeniowa – technologiczna i finansowa, czasem logistyczna oraz HR-owa i wreszcie prawna.

Analiza prawna – wybór czy konieczność?

Po co przeprowadzać analizy prawne, jeśli chcemy jedynie usprawnić obieg dokumentów i wdrożyć środowisko paperless albo zautomatyzować jakiś proces w fabryce? Przede wszystkim dlatego, że wymaga tego od administratorów prawo, gdy takie działania dotyczą danych osobowych – a dotyczą prawie zawsze. Rozporządzenie RODO wprowadza (znane wcześniej z doktryny) pojęcia privacy by design i privacy by default. Pierwsze w uproszczeniu oznacza, że projektując jakieś rozwiązanie, proces, produkt czy usługę powinniśmy myśleć o tym, jak będzie wpływać na prywatność ludzi i bezpieczeństwo danych osobowych. Drugi z kolei wymaga, aby domyślnym ustawieniem była ochrona prywatności.

Taka analiza powinna uwzględniać m.in. ilość i rodzaj danych, jakie będą przetwarzane (czy na pewno potrzebne są wszystkie dane?), sposób ich przetwarzania (kto będzie mieć dostęp, gdzie będą „krążyć” dane w systemach informatycznych i jak długo?) i bezpieczeństwo (czy jest wystarczające i adekwatne do ryzyka?), a także to, w jaki sposób są pozyskiwane.

Uwzględnienie wymogów przedwdrożeniowych

Nie tylko temat danych osobowych jest powodem, dla którego warto na chwilę pochylić się prawnie nad tematami realizacji innowacyjnych pomysłów. Każdy biznes ma swoją specyfikę, która
determinuje, jakie elementy należy brać pod uwagę. Najczęściej bywają to wymogi regulacyjne. Należą do nich np. ograniczony łańcuch outsourcingu
w przypadku usług bankowych czy ubezpieczeniowych, zakaz łączenia określonych usług i obowiązek określonego kierunku łańcuchów dostaw w przypadku branży farmaceutycznej czy wymogi bezpieczeństwa w branży spożywczej.

Podczas wdrażania cyfrowego obiegu dokumentów trzeba również się zastanowić, czy istnieją wymogi odnośnie formy najczęściej zawieranych umów w danej praktyce biznesowej. Tytułem przykładu – przeniesienie praw autorskich lub licencja wyłączna pod polskim prawem wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (czyli fizycznego podpisu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Nie da się tego załatwić kliknięciem w formularz. Sposób wdrożenia innowacji może mieć również wpływ na skalę obciążeń podatkowych i ulg, jak estoński CIT, ulga B+R czy IP Box. Co więcej, niektóre jego formy mogą być sprzeczne z licencjami, które firma posiada albo mogą wymagać dodatkowych zgód i zezwoleń.

Podwójne wsparcie

Odpowiednio wcześnie przeprowadzona analiza prawna wdrażania innowacji może nie tylko pozwolić uniknąć sytuacji, w której jakieś aspekty nowego konceptu okażą się niezgodne z prawem lub obarczone bardzo dużym ryzykiem, ale może też ułatwić przeprowadzenie procesu wprowadzania nowości w sposób najbardziej efektywny. 

Maciej Kubiak

Adwokat, partner zarządzający w kancelarii SKP Ślusarek Kubiak Pieczyk, współkierujący praktyką IP/TMT. Autor publikacji naukowych z zakresu prawa autorskiego i własności przemysłowej, wykładowca w Centrum Praw Własności Intelektualnej im. Hugona Grocjusza w Krakowie oraz arbiter Sądu Arbitrażowego Rynku Audiowizualnego (SARA). Specjalizuje się w ochronie prawa własności intelektualnej i prawie nowych technologii. Konsultuje przedsięwzięcia związane z innowacjami (w tym automatyką i robotyką, sztuczną inteligencją oraz wdrożeniami systemów IT i rozwiązań chmurowych), danymi osobowymi i komercjalizacją badań naukowych. Doradza również mediom, producentom i branży kreatywnej.

Kontakt: m.kubiak@skplaw.pl, strony internetowe: www.skplaw.pl, www.skpipblog.pl.

źródło: Automatyka 7-8/2022